İrsaliye Nedir? Fatura ile İrsaliye Arasındaki Fark

İrsaliye, ticari işlemlerde malın hareketini belgelendiren temel evraklardan biridir. Satış sonrası malın taşınması sırasında düzenlenir ve hem taşıyıcı hem de alıcı için teslimat sürecinin güvencesini oluşturur. Ancak birçok kişi, irsaliye ile faturayı birbirine karıştırır ve bu da ticari işlemlerde karmaşaya neden olur. Oysa bu iki belgenin işlevleri tamamen farklıdır.

Son dönemde ise kağıt irsaliyenin yerini elektronik irsaliye, yani e-irsaliye alıyor. E-irsaliye, bu süreçleri kolaylaştırmak için geliştirilmiş bir sistem olsa da doğru şekilde kullanılmadığında aynı sorunlar tekrar edebilir.

Sizler için bu içerikte irsaliye nedir ve nasıl kesilir, fatura ile irsaliye arasındaki fark tam olarak nedir detaylandıracağız.

İrsaliye Nedir?

İrsaliye, bir işletmenin sattığı ürünlerin bir adresten başka bir adrese taşınması sırasında düzenlenen resmi bir belgedir. Bu belgede taşınacak ürünlerin miktarı, türü, sevk tarihi, teslim alan kişinin adı ve teslimat adresi gibi bilgiler yer alır.

Satıcı, irsaliyeyi düzenleyerek ürünlerin sevkiyatını başlatır ve imzalar. Alıcı ise ürünleri teslim aldıktan sonra aynı belgeyi imzalayarak alım işlemini tamamlar.

e-İrsaliye Nedir?

Elektronik ortamda düzenlenen irsaliyelere e-İrsaliye denir. E-İrsaliye, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak oluşturulur ve Vergi Usul Kanunu’na tabidir. Bu belge kağıt irsaliyenin dijital bir alternatifi olup, kağıt irsaliyelerle tamamen aynı yasal geçerliliğe sahiptir.

E-irsaliye üzerinde bir karekod yer alır. Bu karekod, yol denetimleri sırasında belgenin doğruluğunu ve geçerliliğini hızlı bir şekilde kontrol etmek için kullanılır. Sistem, yalnızca e-irsaliye sistemine kayıtlı kullanıcıların birbirine e-irsaliye göndermesine izin verir.

Ayrıca gönderilen e-irsaliyeye yanıt verme özelliği de bulunmaktadır. Kullanıcılar e-irsaliyeyi kabul edebilir, reddedebilir ya da kısmi kabul işlemi gerçekleştirebilir.

E-İrsaliyenin nasıl düzenleneceği, kapsamı ve içerik standartları Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiştir. İrsaliye düzenlenmeden mal sevkiyatı yapılması yasal olarak mümkün değildir ve ihlal durumunda cezai yaptırımlar uygulanır.

İlginizi çekebilir: Gider Pusulası Nasıl Kesilir

İrsaliyenin Faturadan Farkı Nedir?

İrsaliye ve fatura, ticari süreçlerde kullanılan iki temel belgedir, ancak düzenlenme amaçları ve içerikleri farklıdır. Fatura, bir ürün veya hizmetin satışını belgeleyen resmi bir evraktır. İrsaliye ise satışa konu olan veya satılmak üzere gönderilen malların bir adresten başka bir adrese taşındığını belgelemek için düzenlenir.

Peki, irsaliye ve fatura farkı nedir?

Fatura, mal veya hizmet satışı sonrasında satıcı tarafından alıcıya düzenlenen, satış işlemini ve bedelini belgeleyen resmi bir evraktır. İrsaliye ise malın bir yerden başka bir yere taşındığını belgelemek için düzenlenen, sevkiyat sırasında kullanılan bir evraktır.

Dolayısıyla irsaliye sevkiyatı kanıtlarken, fatura ise satışı kanıtlar diyebiliriz.

İlginizi çekebilir: Tahsilat Makbuzu Nedir

İrsaliye Hangi Durumlarda Kesilir?

İrsaliye, mal sevkiyatının yasal olarak belgelenmesi gerektiği durumlarda düzenlenir. Ticari faaliyetlere konu olan malların bir yerden başka bir yere taşınması sırasında, taşıma işleminin resmi kaydını tutmak amacıyla irsaliye hazırlanması zorunludur.

Vergi Usul Kanunu’nun 230/5. maddesine göre, mal sevkiyatında sevk irsaliyesinin düzenlenmesi ve taşınan mallarla birlikte bulundurulması gereklidir.

Malın sevkiyatı satıcı tarafından gerçekleştiriliyorsa, sevk irsaliyesi satıcı tarafından düzenlenir. Eğer mal alıcı tarafından taşınıyorsa, irsaliyenin düzenlenmesi alıcının sorumluluğundadır. Peki, irsaliye hangi durumlarda kesilir?

Sevk irsaliyesinin hazırlanması gereken durumlar şu şekildedir:

• Satış sonrası malların müşteriye ulaştırılması için sevkiyat yapılırken.
• İşletme içi transferlerde, bir şubeden başka bir şubeye mal gönderilirken.
• Alıcının malı teslim almak için kendi taşıma araçlarını kullandığı durumlarda.

İrsaliye en az üç nüsha olarak düzenlenir. Bu nüshalardan iki tanesi taşımayı gerçekleştiren araçta bulundurulmalıdır. Belgenin üçüncü nüshası ise düzenleyen tarafından kayıt amacıyla saklanmalıdır.

İlginizi çekebilir: Çeki Listesi Örneği

İrsaliyenin Üzerinde Hangi Bilgiler Bulunur?

İrsaliye üzerinde, belgenin düzenlendiği şirketin adı ve soyadı, adresi, ticaret unvanı, vergi dairesi ve hesap numarası, düzenleme tarihi ile belge numarası gibi bilgiler yer almalıdır. Taşınan malın türü ve miktarı, fiili sevk tarihi ile sevk saati ve dakikası da irsaliyenin içermesi gereken zorunlu bilgilerdendir.

E-irsaliyede ise fiyat bilgisinin bulunması zorunlu değildir.

Dolayısıyla irsaliyenin üzerinde taşınan malların sevkiyatını belgelemek için gerekli olan bilgiler şu şekildedir:

• “Sevk İrsaliyesi” ibaresi.
• Maliye Bakanlığı klişesi veya noter tasdik mührü.
• Gönderilen malın cinsi ve miktarı.
• Düzenleyen kişi veya işletmenin adı, adresi, vergi dairesi ve hesap numarası.
• Alıcının adı, adresi ve varsa vergi dairesi bilgileri.
• Malın gönderileceği kişi veya adres.
• Sevkiyat tarihi ve irsaliye numarası.
• Düzenleyen, teslim eden ve teslim alanın imzaları.

Sevk İrsaliyeli Fatura Nedir?

Sevk irsaliyeli fatura, fatura ve sevk irsaliyesinin birleştirilmiş halidir. Bu belge hem ürünün satışına konu olan bilgileri (fatura) hem de sevkiyatın süreçlerini (irsaliye) içerir. Normalde bu iki belge ayrı ayrı düzenlense de bazı durumlarda bir arada hazırlanması gerekebilir.

Bu tür faturada sevk edilen ürünlerin türü, miktarı, sevkiyatın başladığı yer, teslim adresi ve sevk tarihi gibi bilgiler yer alır. Ek olarak fatura ile ilgili ödeme tutarı, KDV ve diğer satış detayları da bulunur. Belge düzenlenirken “Sevk İrsaliyeli Fatura” ibaresi mutlaka belirtilmelidir.

Sevk irsaliyeli fatura en az üç nüsha olarak hazırlanır ve iki nüshası taşıma sırasında araçta bulundurulmalıdır. Eksik veya hatalı düzenlendiğinde özel usulsüzlük cezası kesilebilir. Belgenin düzenlenmesiyle beraber 7 gün içerisinde faturanın kayıtlara işlenmesi zorunludur.

İlginizi çekebilir: Tedarik Zinciri Yönetimi

İrsaliye Nasıl Düzenlenir?

İrsaliye düzenlemek, ticari bir sevkiyatın doğru ve yasal bir şekilde belgelenmesi için belirli kurallar çerçevesinde yapılır. İrsaliye hazırlanırken belgenin başlığı, gönderici ve alıcı bilgileri, sevkiyata konu olan malın detayları ve sevkiyat bilgileri eksiksiz olarak belirtilmelidir.

Belgenin üzerinde Maliye Bakanlığı klişesi veya noter tasdik mührü yer almalı ve düzenleyen ile teslim alan tarafların imzaları bulunmalıdır. İrsaliye en az üç nüsha olarak hazırlanmalı ve iki nüshası sevkiyat sırasında taşıma aracında bulundurulmalıdır. E-irsaliye düzenleniyorsa, aynı bilgilerin elektronik ortamda doldurulması ve sistem üzerinden kayıt altına alınması gerekir.

İrsaliye düzenlerken doldurmanız gereken bilgiler şu şekildedir:

• “Sevk İrsaliyesi” ibaresi yazılır.
• Düzenleyen kişinin veya şirketin adı, adresi, vergi dairesi ve hesap numarası belirtilir.
• Alıcının adı, adresi, varsa vergi dairesi ve hesap numarası eklenir.
• Taşınacak malların türü ve miktarı yazılır.
• Sevkiyatın tarihi, saati ve teslim edileceği adres belirtilir.
• İrsaliyenin belge numarası eklenir.
• Düzenleyen ve teslim alan tarafların imzaları atılır.
• En az üç nüsha hazırlanır ve iki nüshası araçta bulundurulur.
• E-irsaliye için aynı bilgiler elektronik ortamda doldurulur ve karekod eklenir.

Yasal düzenlemelere göre mal teslimi veya hizmet sunumuna ilişkin belgelerin düzenlenmesi için belirtilen 7 günlük süre, malın teslim edildiği veya hizmetin sağlandığı gün dahil edilmeden hesaplanmalıdır.

İlginizi çekebilir: Çek Nasıl Yazılır?

İrsaliye Numarası Nedir?

İrsaliye no her bir irsaliyenin net şekilde tanımlanmasını sağlayan ve belgenin düzenlenme sırasını belirten bir seri numarasıdır. Bu numara, irsaliyenin yasal geçerliliği ve düzenlenen irsaliyelerin takip edilebilmesi için zorunludur.

İrsaliye’de Fiyat Yazar Mı?

Hayır, sevk irsaliyesinde fiyat bilgisi yazılması zorunlu değildir. Ancak, e-irsaliyede isteğe bağlı olarak fiyat bilgisi eklenebilir.

İrsaliye Fatura Yerine Geçer Mi?

Hayır, irsaliye fatura yerine geçmez. İrsaliye yalnızca malın sevk edildiğini belgeleyen bir evraktır. Sevk edilen mallar için ayrıca fatura düzenlenmesi zorunludur. Bu kural e-irsaliye için de aynen geçerlidir. Elektronik ortamda düzenlenen e-irsaliyeler faturanın yerine geçemez ve bu yüzden satış işlemini belgelemek için fatura ayrıca hazırlanmalıdır.

İrsaliye ve Fatura Arasında Kaç Gün Olmalı?

Fatura, malın teslim edildiği veya hizmetin gerçekleştiği tarihten itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenmelidir. Bu süre içinde düzenlenmeyen faturalar, yasal olarak hiç düzenlenmemiş sayılır. İrsaliyenin düzenlenmesi, faturanın hazırlanması için başlangıç noktasıdır ve bu 7 günlük süre irsaliyenin tarihine göre hesaplanır.

İrsaliye nedir konusu hakkında merak edilen tüm soruları bu içerikte yanıtladık. İrsaliye düzenlemeden fatura ilişkisine, e-irsaliyeden yasal sürelere kadar tüm detaylara buradan ulaşabilirsiniz. İlginizi çekebilecek diğer içeriklere aşağıdaki listeden göz atabilirsiniz:

• E-Ticaret Kargo Ücretleri
• Senet Nasıl Doldurulur?
• Kargo Anlaşması Nasıl Yapılır?
• Mikro İhracat Nasıl Yapılır?