Proforma Fatura Nedir, Nasıl Kesilir? Proforma Fatura Örneği

Satıcı ile alıcı arasında henüz resmi bir satış gerçekleşmeden hazırlanan belgelerden biri de proforma faturadır. Ticari işlemlerde teklif niteliği taşıyan bu belge, sipariş öncesi koşulların yazılı hale getirilmesini sağlar. Özellikle ihracat yapan firmalar tarafından sıkça kullanılır ve genellikle fiyat, ürün bilgisi, teslimat şartları gibi detayları içerir.

Bu içerikte proforma fatura nedir, nasıl düzenlenir ve hangi alanlarda kullanılır gibi sorulara yanıt vereceğiz.

Daha sonra farklı formatlarda hazırlanmış proforma fatura örneği ve kullanıma hazır örnek proforma fatura dosyalarını da sunacağız.

Proforma Fatura Nedir?

Proforma fatura, alıcıya sunulacak mal veya hizmete ilişkin fiyat, miktar ve teslim koşulları gibi bilgilerin teklif amacıyla yazılı hale getirildiği bir belgedir. Proforma fatura düzenlendiğinde henüz taraflar arasında bir satış sözleşmesi oluşmamış olur ve ticari işlem gerçekleşmemiştir.

Satış gerçekleşmediği için bu belge muhasebe kayıtlarında kullanılmaz ve vergisel bir yükümlülük doğurmaz.
Proforma faturada yer alan bilgiler alıcıya sunulan teklifin içeriğini oluşturur ve bu bilgiler çoğunlukla ürün açıklaması, birim fiyat, miktar, toplam tutar, para birimi ve teslim koşullarını kapsar.

Yani resmi fatura ile arasındaki temel fark, proforma faturanın satışın gerçekleşmesinden önce düzenlenmesi ve yasal bir belge olarak sayılmamasıdır. Alıcı bu belge üzerinden değerlendirme yapabilir, gerekirse değişiklik talep edebilir ve kabul etmesi durumunda işlem resmi sürece döner.

Bu aşamadan sonra taraflar arasında satış işlemi gerçekleşirse, proforma faturaya dayanarak resmi fatura düzenlenir.

Proforma Fatura ile Normal Fatura Arasındaki Farklar

Proforma fatura ile normal fatura arasındaki farklar, bu belgelerin hangi aşamada ve ne amaçla kullanılacağını belirlemek açısından önemlidir. Proforma fatura bir teklif belgesi olarak düzenlenirken, normal fatura resmi bir satış belgesidir.

Aşağıdaki tabloda proforma fatura ile normal fatura arasındaki farklar karşılaştırmalı olarak verilmiştir.

İlginizi çekebilir: İrsaliye Fatura Nedir?

Proforma Fatura Neden Kesilir?

Proforma fatura, satıştan önce alıcıya mal veya hizmete ilişkin fiyat, miktar ve teslimat koşulları hakkında yazılı bilgi sunmak amacıyla kesilir. Alıcı teklif şartlarını kabul ettiğinde resmi satış faturası ayrıca düzenlenir.

İhracatçı, yükleme öncesi ithalatçıya ürün detayı, fiyat, teslim tarihi ve ödeme şekli gibi bilgileri proforma fatura ile iletir. İthalatçı, bu bilgileri onayladığında sipariş süreci başlatılır ve bu belge çoğu zaman akreditif açılışında referans olarak kullanılır.

Proforma fatura ayrıca, yurt içindeki alım-satım işlemlerinde de teklif verme amacıyla düzenlenebilir.

Proforma Fatura Nasıl Kesilir?

Proforma fatura, satış öncesi düzenlenen ve teklif niteliği taşıyan bir belgedir. Hazırlanırken, alıcının tüm ticari detayları eksiksiz şekilde görebileceği bir formatta düzenlenmesi gerekir.

Aşağıda, bir proforma faturada bulunması gereken temel bilgiler sıralanmıştır:

• Faturanın üst kısmında belgenin bir proforma olduğunu göstermek amacıyla “Proforma Fatura” ibaresi açıkça yazılmalıdır.
• Faturanın düzenlendiği tarih mutlaka belirtilmelidir.
• Alıcı ve satıcıya ait unvan, adres ve iletişim bilgilerine fatura üzerinde yer verilmelidir.
• Satılacak mal veya sunulacak hizmetin cinsi, açıklaması ve adedi yazılmalıdır.
• Her kalem için birim fiyat, miktar ve bu değerlere göre hesaplanan toplam tutar gösterilmelidir.
• Teslimat şekli (örneğin FOB, CIF gibi) ve teslimat adresi açık şekilde belirtilmelidir.
• Malların menşe ülkesi bilgisi yazılmalıdır.
• Ürünlerin ağırlığı, boyutu veya hacmi gibi fiziksel ölçüleri listelenmelidir.
• Sevkiyatın kara, hava veya deniz yoluyla mı yapılacağı belirtilmelidir.
• Ürünlerin ambalaj türü, koli adedi, palet bilgisi veya özel paketleme detayları varsa yazılmalıdır.
• Navlun ve sigorta bedelleri fatura üzerinde ayrı kalem olarak gösterilebilir.
• Belgeyi düzenleyen yetkilinin adı ve imzası, varsa firma kaşesi ile birlikte yer almalıdır.

Proforma Fatura Nerede Kullanılır?

Proforma fatura, ticari işlemlerde teklif niteliğinde bir belge olarak satış öncesi süreçte kullanılır. Bu belge en çok ithalat ve ihracat işlemlerinde, taraflar arasında sipariş öncesi mutabakat sağlamak amacıyla düzenlenir.

İhracatçı firma, gönderilecek ürünlerin türü, adedi, fiyatı ve teslim koşulları gibi bilgileri ithalatçıya bu belge aracılığıyla sunar. İthalatçı firma, proforma faturayı değerlendirerek ürünleri sipariş edip etmeyeceğine karar verir.

Akreditifli işlemlerde, proforma fatura bankalara sunularak dış ticaret işleminin başlatılmasına temel teşkil eder. Gümrük işlemlerinde, özellikle ihracat beyannamesi öncesinde fatura bilgilerinin belirlenmesi amacıyla kullanılabilir.

İlginizi çekebilir: Çeki Listesi Örneği

Proforma Fatura Örnekleri (Word, Excel, PDF)

Satış işlemleriniz öncesinde teklif hazırlamak, alıcıya detaylı bilgi sunmak veya dış ticaret süreçlerinde resmi olmayan bir belge düzenlemek istiyorsanız, aşağıda yer alan proforma fatura örnekleri üzerinden kendi belgenizi kolayca oluşturabilirsiniz.

Her bir şablon; satıcı ve alıcı bilgileri, ürün detayları, teslimat şartları ve fiyat kalemlerini düzenleyebileceğiniz alanlar içerir.

Aşağıda, proforma fatura word örnek, proforma fatura excel örnek ve proforma fatura pdf örnek formatlarında kullanıma hazır olarak sunulan dosyalara ulaşabilirsiniz.

Proforma Fatura Örnek (Word)

Tüm alanları düzenlenebilir, antetsiz ve firmaya özel kullanılabilir bir proforma fatura örneği Word formatında hazırlanmıştır.
Belgede “proforma fatura” ibaresi, teslimat bilgileri, fiyat alanları ve imza/kaşe bölümleri yer almaktadır.

Örnek Proforma Fatura (Excel)

Formüllü yapısıyla otomatik toplam hesaplamaları içeren excel proforma fatura örneği, hem yurt içi hem de yurt dışı işlemleriniz için uygundur.
Bu dosya, proforma fatura örneği excel indir, boş proforma fatura excel örneği, ve proforma fatura örnek excel indir arayanlar için idealdir.

Proforma Fatura Örneği (PDF)

Görüntüleme amaçlı hazırlanmış, düzenleme yapılmadan doğrudan sunulabilecek bir proforma fatura örneği – PDF versiyonu da kullanılabilir.
Bu format, teklif belgesinin görsel olarak gönderileceği durumlar için tercih edilebilir.

Boş Proforma Fatura Örneği Excel

Tüm alanları boş bırakılmış, Türkçe hazırlanmış boş proforma fatura örneği excel indir bağlantısı da aşağıdadır.
Bu şablon, işlemin türüne göre kolayca uyarlanabilir.

Invoice Nedir? Proforma ile Farkı Var mı?

“Invoice”, İngilizce’de fatura anlamına gelir ve resmi bir satış işlemini belgelemek amacıyla düzenlenir.
Ticari faturada, satılan mal veya hizmetin bedeli, vergi oranı, toplam tutar ve ödeme bilgileri yer alır.
Invoice, muhasebe kayıtlarına girer ve yasal yükümlülük oluşturur.

Proforma invoice ise satış gerçekleşmeden önce teklif amacıyla hazırlanır ve resmi fatura olarak kabul edilmez.

Proforma ile invoice arasındaki temel fark, proformanın yalnızca bilgilendirme ve teklif sunma amacı taşımasıdır.

Proforma Invoice Fatura Yerine Geçer mi?

Proforma invoice, resmi fatura değildir ve Vergi Usul Kanunu kapsamında fatura yerine geçmez. Bu belge, yalnızca satış öncesi teklif sunmak amacıyla düzenlenir. Muhasebe kayıtlarına alınmaz ve herhangi bir tahsilat işlemi yapılamaz. Vergi dairesi veya resmi kurumlar nezdinde fatura olarak kabul edilmez.

Proforma Faturada Fiyat Yazar mı?

Evet, proforma faturada ürün veya hizmetin birim fiyatı ve toplam tutarı açıkça belirtilir. Bu bilgiler, alıcıya sunulan teklifin içeriğini oluşturur ve fiyat bazlı karar verebilmesini sağlar. Fiyat bilgisi, proforma faturanın teklif niteliği taşıyabilmesi için zorunlu unsurlardan biridir.

Proforma Olmadan Fatura Kesilir mi?

Evet, proforma fatura düzenlenmeden doğrudan ticari fatura kesilebilir. Proforma, satış öncesi bilgilendirme amacıyla düzenlenen isteğe bağlı bir belgedir. Her satış işlemi için proforma hazırlanması zorunlu değildir. Ancak büyük ölçekli alımlarda veya dış ticarette teklif sürecinin yazılı hale getirilmesi için tercih edilir.

Proforma Faturaya KDV Yazılır mı?

Proforma fatura resmi bir belge olmadığı için üzerine yazılan KDV hesaplaması, tamamen bilgisi bilgilendirme amaçlıdır.
Bu belge üzerinden vergi doğmaz ve KDV tahsil edilemez.

Ancak teklifin toplam bedelinin hesaplanabilmesi için KDV oranı ve tutarı, bilgi amaçlı olarak fatura üzerinde gösterilebilir. Resmi KDV beyanı, satış gerçekleştikten sonra kesilen ticari faturada yer alır.

E-İhracatta Proforma Fatura

E-ihracatta proforma fatura, yurt dışındaki alıcılara sunulacak ürün veya hizmet için teklif amacıyla düzenlenir. Bu belge, alıcının sipariş vermeden önce ürün fiyatlarını ve teslimat koşullarını görmesini sağlar. Gümrük işlemleri başlamadan önce alıcının onayı alınacaksa, proforma fatura teklif dosyasına eklenir.

Akreditif açılışı yapılacaksa, banka bu belgeyi referans olarak isteyebilir. İhracat beyannamesi hazırlanırken proforma üzerindeki bilgiler esas alınabilir. Belgede ürünün GTIP numarası, menşe ülke bilgisi, teslim şekli (Incoterms), teslimat süresi ve ödeme yöntemi gibi detaylar açık şekilde belirtilmelidir.

E-ihracatta dijital yollarla gönderilen proforma fatura, PDF formatında hazırlanabilir ve e-posta ile alıcıya iletilebilir. Proforma belge üzerinde KDV bilgisi opsiyonel olarak yazılabilir ancak vergi doğurmaz. E-ihracatta kesilen proforma fatura, işlem gerçekleştikten sonra ticari faturayla değiştirilmelidir.

Bu rehberde sizlere proforma nedir sorusunu tüm yönleriyle yanıtladık ve farklı kullanım alanlarına göre örnekleriyle açıkladık.
Proforma fatura örneği, hazırlama adımları, içerikte yer alması gereken bilgiler ve resmi fatura ile farkları gibi konulara detaylıca değindik.

Ticari işlemlerinizi daha sağlıklı planlayabilmek için aşağıdaki içeriklere de göz atabilirsiniz:

• Mikro İhracat Nedir?
• Çinden Ürün Getirmek
• Yurt Dışından Ödeme Nasıl Alınır?