Ticari işlemlerde sıkça fatura ile karıştırılan irsaliye, malın hareketini belgelendiren temel evraklardan biridir. İrsaliye, satış sonrası malın taşınması sırasında düzenlenir ve hem taşıyıcı hem de alıcı için teslimat sürecini belgeler. Peki, irsaliye nedir ve e-irsaliye geçiş zorunluluğu sonrasında işletmeleri neler bekliyor?

Son dönemde ise kağıt irsaliyenin yerini elektronik irsaliye yani e-irsaliye aldı. E-irsaliye, bu süreçleri kolaylaştırmak için geliştirilmiş bir sistem olsa da 2025 yılında belli bir cironun üzerinde gelir elde eden işletmeler için bu uygulama zorunlu hale getirilecek.

Güncel düzenlemelere dair bilgi edinmek ve irsaliye nedir, irsaliye ile fatura aynı mı, e-irsaliye geçiş zorunluluğu ne zamana kadar gibi sorulara yanıt bulmak için yazımızı sonuna kadar okuyun.

İrsaliye Nedir?

irsaliye fatura farkı

İrsaliye, bir malın bir adresten başka bir adrese taşınmasını belgeleyen resmi evraktır. İrsaliyede ürün miktarı, türü, sevk tarihi, teslim alan kişi ve teslimat adresine dair bilgiler yer alır.

Satış sonrası düzenlenen irsaliye belgesi, ürünlerin depodan çıktığını ve sevkiyatın başladığını gösterir. İrsaliye, sevkiyat sırasında taşınan araçta bulundurulmalıdır. Yetkili kişilerce talep edildiğinde ibraz edilmesi zorunludur.

Satıcı, irsaliyeyi düzenleyerek ürünlerin sevkiyatını başlatmış olur ve imzasını atar. Alıcı ise ürünleri teslim aldıktan sonra aynı belgeyi imzalayarak alım işlemini tamamlar.

e-İrsaliye Nedir?

e-irsaliye, elektronik ortamda düzenlenen ve Vergi Usul Kanunu’na tabi olan dijital bir belgedir. Gelir İdaresi Başkanlığı standartlarına uygun olarak oluşturulan e-irsaliye, kağıt irsaliye ile aynı yasal geçerliliğe sahiptir.

Peki, e-irsaliye ile kağıt irsaliye arasındaki fark nedir? Aslında bu iki resmi evrak da aynı işleve sahip diyebiliriz.

E-irsaliye üzerinde bir karekod yer alır. Bu karekod, yol denetimleri sırasında belgenin doğruluğunu ve geçerliliğini hızlı bir şekilde kontrol etmek için kullanılır. Sistem, yalnızca e-irsaliye sistemine kayıtlı kullanıcıların birbirine e-irsaliye göndermesine izin verir.

Ayrıca gönderilen e-irsaliyeye yanıt verme özelliği de bulunmaktadır. Kullanıcılar e-irsaliyeyi kabul edebilir, reddedebilir ya da kısmi kabul işlemi gerçekleştirebilir.

E-İrsaliyenin nasıl düzenleneceği, kapsamı ve içerik standartları Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiştir. İrsaliye düzenlenmeden mal sevkiyatı yapılması yasal olarak mümkün değildir ve ihlal durumunda cezai yaptırımlar uygulanır.

İlginizi çekebilir: Gider Pusulası Nasıl Kesilir

E-İrsaliye Geçiş Zorunluluğu 2025

2025 yılında e-irsaliye geçiş zorunluluğu kapsamında, cirosu 10 milyon TL ve üzeri olan e-fatura mükellefleri, 1 Temmuz 2025 itibarıyla e-irsaliye sistemine geçmek zorundadır. Bu düzenleme, dijital dönüşümü hızlandırarak belge takibini kolaylaştırmayı amaçlamaktadır.

E-irsaliye geçiş zorunluluğu olan işletmeler:

  • Cirosu 10 milyon TL ve üzeri olan işletmeler
  • İnşaat Demiri İzleme Sistemi kapsamındaki mükellefler, 2024 ve sonrası 1 milyon TL üzeri hasılat elde ettiğinde, bu şartın sağlandığı ayı takip eden 4. ayın başında geçiş yapacak.
  • Demir-çelik (GTİP 72) ve çelikten eşya (GTİP 73) üretimi, ithalatı, ihracatı yapan mükellefler, e-Fatura kullanmasa da e-İrsaliye’ye geçmek zorunda. Şart sağlandığında 4. ayın başında geçiş yapılacak.

Listedeki kategoriye giren tüm işletmeler, belirlenen koşullar doğrultusunda e-irsaliyeye geçiş sürecini 1 Temmuz 2025’e kadar tamamlamış olmalıdır.

İrsaliye Nasıl Kesilir?

İrsaliye kesmek için belgenin başlığı, gönderici ve alıcı bilgileri, sevkiyat detayları ve malın türü eksiksiz yazılmalıdır. Sevkiyat başlamadan önce irsaliye belgesi düzenlenmeli ve taşıma sırasında araçta bulundurulmalıdır.

İrsaliye düzenlemek, ticari bir sevkiyatın doğru ve yasal bir şekilde belgelenmesi için önem arz eder. Bu nedenle de belli koşullar çerçevesinde irsaliye düzenlenmesi gerekir.

Belgenin üzerinde Maliye Bakanlığı klişesi veya noter tasdik mührü yer almalı ve düzenleyen ile teslim alan tarafların imzaları bulunmalıdır. İrsaliye en az üç nüsha olarak hazırlanmalı ve iki nüshası sevkiyat sırasında taşıma aracında bulundurulmalıdır. E-irsaliye düzenleniyorsa, aynı bilgilerin elektronik ortamda doldurulması ve sistem üzerinden kayıt altına alınması gerekir.

İrsaliyede olması gereken bilgiler aşağıdaki gibidir:

  • “Sevk İrsaliyesi” ibaresi yazılır.
  • Düzenleyen kişinin veya şirketin adı, adresi, vergi dairesi ve hesap numarası belirtilir.
  • Alıcının adı, adresi, varsa vergi dairesi ve hesap numarası eklenir.
  • Taşınacak malların türü ve miktarı yazılır.
  • Sevkiyatın tarihi, saati ve teslim edileceği adres belirtilir.
  • İrsaliyenin belge numarası eklenir.
  • Düzenleyen ve teslim alan tarafların imzaları atılır.
  • En az üç nüsha hazırlanır ve iki nüshası araçta bulundurulur.
  • E-irsaliye için aynı bilgiler elektronik ortamda doldurulur ve karekod eklenir.

Yasal düzenlemelere göre mal teslimi veya hizmet sunumuna ilişkin belgelerin düzenlenmesi için belirtilen 7 günlük süre, malın teslim edildiği veya hizmetin sağlandığı gün dahil edilmeden hesaplanmalıdır.

İlginizi çekebilir: Çek Nasıl Yazılır?

İrsaliye ile Fatura Farkları Neler?

İrsaliye ve fatura, ticari süreçlerde kullanılan iki temel belgedir, ancak düzenlenme amaçları ve içerikleri farklıdır. Fatura, bir ürün veya hizmetin satışını belgeleyen resmi bir evraktır. İrsaliye ise satışa konu olan veya satılmak üzere gönderilen malların bir adresten başka bir adrese taşındığını belgelemek için düzenlenir.

Peki, irsaliye ve fatura farkı nedir? Sevk irsaliyesi olarak da bilinen irsaliye, sevkiyat süreçlerini belgelerken fatura ise satışı belgeleyen bir evraktır.

Fatura, mal veya hizmet satışı sonrasında satıcı tarafından alıcıya düzenlenen, satış işlemini ve bedelini belgeleyen resmi bir evraktır. İrsaliye ise malın bir yerden başka bir yere taşındığını belgelemek için düzenlenen, sevkiyat sırasında kullanılan bir evraktır.

Dolayısıyla irsaliye sevkiyatı kanıtlarken, fatura ise satışı kanıtlar diyebiliriz.

İlginizi çekebilir: Tahsilat Makbuzu Nedir

İrsaliye Fatura Yerine Geçer Mi?

Hayır, irsaliye fatura yerine geçmez. İrsaliye, yalnızca malın sevk edildiğini gösteren bir belgedir. Sevk edilen mallar için ayrıca fatura düzenlenmesi zorunludur. Bu kural e-irsaliye için de aynen geçerlidir ve e-irsaliye de faturanın yerine geçmez. Bu nedenle satış işlemini belgelemek için fatura ayrıca hazırlanmalıdır.

İrsaliye Hangi Durumlarda Kesilir?

İrsaliye, mal sevkiyatının yasal olarak belgelenmesi gerektiği durumlarda düzenlenir. Ticari faaliyetlere konu olan malların bir yerden başka bir yere taşınması sırasında, taşıma işleminin resmi kaydını oluşturmak için irsaliye hazırlanması zorunludur. Aynı zamanda sevkiyat sürecinde yetkililere ibraz edilmesi gerekir.

Vergi Usul Kanunu’nun 230/5. maddesine göre, mal sevkiyatında sevk irsaliyesinin düzenlenmesi ve taşınan mallarla birlikte bulundurulması gereklidir.

Malın sevkiyatı satıcı tarafından gerçekleştiriliyorsa, sevk irsaliyesi satıcı tarafından düzenlenir. Eğer mal alıcı tarafından taşınıyorsa, irsaliyenin düzenlenmesi alıcının sorumluluğundadır. Peki, irsaliye hangi durumlarda kesilir?

Sevk irsaliyesinin hazırlanması gereken durumlar şu şekildedir:

  • Satış sonrası malların müşteriye ulaştırılması için sevkiyat yapılırken.
  • İşletme içi transferlerde, bir şubeden başka bir şubeye mal gönderilirken.
  • Alıcının malı teslim almak için kendi taşıma araçlarını kullandığı durumlarda.

İrsaliye en az üç nüsha olarak düzenlenir. Bu nüshalardan iki tanesi taşımayı gerçekleştiren araçta bulundurulmalıdır. Belgenin üçüncü nüshası ise düzenleyen tarafından kayıt amacıyla saklanmalıdır.

İlginizi çekebilir: Çeki Listesi Örneği

İrsaliyenin Üzerinde Hangi Bilgiler Bulunur?

İrsaliye üzerinde, belgenin düzenlendiği şirketin adı ve soyadı, adresi, ticaret unvanı, vergi dairesi ve hesap numarası, düzenleme tarihi ile belge numarası gibi bilgiler yer almalıdır. Taşınan malın türü ve miktarı, fiili sevk tarihi ile sevk saati ve dakikası da irsaliyenin içermesi gereken zorunlu bilgilerdendir.

E-irsaliyede ise fiyat bilgisinin bulunması zorunlu değildir.

Sevk irsaliyesi üzerinde yer alması gereken bilgiler şu şekildedir:

  • “Sevk İrsaliyesi” ibaresi.
  • Maliye Bakanlığı klişesi veya noter tasdik mührü.
  • Gönderilen malın cinsi ve miktarı.
  • Düzenleyen kişi veya işletmenin adı, adresi, vergi dairesi ve hesap numarası.
  • Alıcının adı, adresi ve varsa vergi dairesi bilgileri.
  • Malın gönderileceği kişi veya adres.
  • Sevkiyat tarihi ve irsaliye numarası.
  • Düzenleyen, teslim eden ve teslim alanın imzaları.

Sevk İrsaliyeli Fatura Nedir?

Sevk irsaliyeli fatura, fatura ve sevk irsaliyesinin birleştirilmiş halidir. Bu belge hem ürünün satışına konu olan bilgileri (fatura) hem de sevkiyatın süreçlerini (irsaliye) içerir. Normalde bu iki belge ayrı ayrı düzenlense de bazı durumlarda bir arada hazırlanması gerekebilir.

Bu tür faturada sevk edilen ürünlerin türü, miktarı, sevkiyatın başladığı yer, teslim adresi ve sevk tarihi gibi bilgiler yer alır. Ek olarak fatura ile ilgili ödeme tutarı, KDV ve diğer satış detayları da bulunur. Belge düzenlenirken “Sevk İrsaliyeli Fatura” ibaresi mutlaka belirtilmelidir.

Sevk irsaliyeli fatura en az üç nüsha olarak hazırlanır ve iki nüshası taşıma sırasında araçta bulundurulmalıdır. Eksik veya hatalı düzenlendiğinde özel usulsüzlük cezası kesilebilir. Belgenin düzenlenmesiyle beraber 7 gün içerisinde faturanın kayıtlara işlenmesi zorunludur.

İlginizi çekebilir: Tedarik Zinciri Yönetimi

İrsaliye Numarası Nedir?

İrsaliye no her bir irsaliyenin net şekilde tanımlanmasını sağlayan ve belgenin düzenlenme sırasını belirten bir seri numarasıdır. Bu numara, irsaliyenin yasal geçerliliği ve düzenlenen irsaliyelerin takip edilebilmesi için zorunludur.

İrsaliye’de Fiyat Yazar Mı?

Hayır, sevk irsaliyesinde fiyat bilgisi yazılması zorunlu değildir. Ancak, e-irsaliyede isteğe bağlı olarak fiyat bilgisi eklenebilir.

İrsaliye ve Fatura Arasında Kaç Gün Olmalı?

Fatura, malın teslim edildiği veya hizmetin gerçekleştiği tarihten itibaren en geç 7 gün içinde düzenlenmelidir. Bu süre içinde düzenlenmeyen faturalar, yasal olarak hiç düzenlenmemiş sayılır. İrsaliyenin düzenlenmesi, faturanın hazırlanması için başlangıç noktasıdır ve bu 7 günlük süre irsaliyenin tarihine göre hesaplanır.

İrsaliye nedir konusu hakkında merak edilen tüm soruları bu içerikte yanıtladık. İrsaliye düzenlemeden fatura ilişkisine, e-irsaliyeden yasal sürelere kadar tüm detaylara buradan ulaşabilirsiniz. İlginizi çekebilecek diğer içeriklere aşağıdaki listeden göz atabilirsiniz: