Markalaşma sürecinde olan firmaların, sektörel prestij ve güvenilirliklerini artırmak adına kurumsal mail adresi alma adımı oldukça gerekli bir süreçtir. Birçok küçük işletme sahibi, ne yazık ki hem işle ilgili konularda hem de kişisel konularda aynı e-posta adreslerini kullanır. Bu durum e-postaların iç içe geçmesine ve gelen kutularının karmaşıklaşmasına yol açar.
Özellikle e-ticaret gibi sektörlerde sürekli e-posta ile müşteri ve tedarikçiyle iletişim halindeyseniz, kurumsal şirket maili açma ihtiyacı kaçınılmazdır. E-postalarınızı kişisel bir hesaptan gönderiyorsanız, müşteri ya da potansiyel iş ortaklarına profesyonel bir imaj sunamayabilirsiniz.
Bu nedenle işiniz adına iletişim kurmak istiyorsanız, kurumsal mail adresi edinmeniz gereklidir.
Peki, kurumsal mail adresi nedir ve nasıl şirket maili açılır?
İçindekiler
Kurumsal E-Posta Nedir?
Kurumsal e-posta, şirketin adını taşıyan ve bilindik e-posta servisleri (Gmail, Hotmail vb.) yerine şirketinize ait bir alan adıyla oluşturulan özel bir e-posta adresidir. Örneğin; kişisel bir e-posta “isminiz@gmail.com” şeklindeyken, kurumsal bir e-posta “isminiz@firmanız.com” şeklinde olacaktır. Bu tarz kurumsal e-posta örnekleri, profesyonel bir imaj oluşturur ve iş ilişkilerinde daha güvenilir bir izlenim bırakır.
Kurumsal e-posta adresi oluşturmak için ilk adım olarak, işletmenizin internet alan adını satın almanız gerekir. Bu süreçte bazı sağlayıcılar ücretsiz kurumsal mail seçenekleri sunarken, bazıları ücretli planlar ile daha geniş özellikler sağlamaktadır.
Kurumsal mail adresleri, çoğu işletmede çalışanlara ya da departmanlara atanır. Örneğin; “isminiz@sirketadi.com”, “destek@sirketadi.com” ya da “bilgi@sirketadi.com” gibi e-posta adresleri, şirket içi iletişimde düzen sağlar.
Firmalar çoğu zaman kendi domain adları üzerinden ücretsiz kurumsal e-posta adreslerini kolaylıkla oluşturabilir. Böyle bir işlem için sadece firmanıza ait bir alan adı olması yeterlidir. Daha sonra kendi domaininiz üzerinden kurumsal mail adresi alma ücretsiz olarak gerçekleştirilebilir.
İlginizi çekebilir: Marka İsmi Bulma
Kurumsal E-Posta Nasıl Alınır?
Kurumsal bir e-posta adresi, işletmenizin güvenilirliğini ve profesyonel imajını güçlendirmek için önemlidir. Özellikle iş ortaklarıyla iletişiminizde firmanızın adını taşıyan bir e-posta adresi kullanmak karşı tarafa güven verir.
Günümüzde, ücretsiz kurumsal mail adresi alma veya uygun maliyetli çözümlerle işletmenize özel e-posta adresleri oluşturmak oldukça kolaydır.
İşte kurumsal e-posta adresinizi nasıl oluşturabileceğinize dair minik rehber:
- İşletmenize ait, e-posta adresinizin “@” işaretinden sonraki kısmını temsil edecek bir alan adı (örneğin, “sirketiniz.com”) satın alın.
- E-posta verilerinizin güvenle saklanabilmesi için bir hosting veya sunucu hizmeti sağlayıcısı seçin.
- Özel mail adresi alma ücretsiz seçenekleri sunan ya da Google Workspace gibi güvenilir çözümler sağlayan bir e-posta hizmeti seçin.
- Sağlayıcı yönergelerini izleyerek şirketinize ait kurumsal e-posta adresinizi tanımlayın.
Kurumsal Mail Hesabı ile Kişisel E-Posta Arasındaki Farklar Nelerdir?
Kişisel bir e-posta adresi ile işletmeye özel kurumsal bir e-posta adresi arasında belirgin farklar vardır. Firmanıza ait bir domain’e sahipseniz, özel mail adresi alma sürecinde tam kontrol sağlarsınız. Teknik olarak büyük bir fark olmasa da, kişisel ve kurumsal e-postalarınızı ayrı tutmak, özellikle iş yoğunluğu olan günlerde maillerin karışmasını önler.
Özellikle müşteri ilişkilerinde, kendi adınıza ait bir e-posta adresi yerine firmanızın adını içeren bir domain üzerinden iletişim kurmak daha profesyonel bir izlenim bırakır.
Kişisel e-posta ile kurumsal e-posta arasındaki diğer farklar ise şunlardır:
- Kurumsal bir e-posta adresi, işletmenizin profesyonelliğini ve işinize verdiğiniz değeri yansıtır.
- Müşteriler, kurumsal mail adresleri üzerinden iletişime geçtiğinizde firmanıza daha fazla güven duyabilirler.
- Kurumsal bir e-posta sistemi ile departmanlarınıza özel adresler atayarak düzenli bir iletişim ağı oluşturabilirsiniz.
İlginizi çekebilir: WhatsApp İşletme Hesabı Nasıl Açılır?
Kurumsal E-Posta Almanın Avantajları Nelerdir?
Firmalar kendilerine ait özel e-posta adreslerini tercih etmelerinin arkasında, bu e-posta sistemlerinin sunmuş olduğu çeşitli faydalar yatar. Çünkü şirket uzantılı mail açma işlemi, güvenlikten itibara birçok konuda fayda sağlar.
Hassas Bilgileriniz Koruma Altında Olur
Ücretsiz e-posta hizmetlerinde sıkça karşılaşılan sorunlardan biri spam maillerdir. Bunun nedeni, ücretsiz mail adreslerinin genel olarak bilinen formatlara sahip olması ve bu adreslere otomatik olarak spam gönderilmesidir.
Ek olarak ücretsiz e-posta hizmet sağlayıcıları, finansal kaynak yaratmak adına reklam firmaları ve diğer üçüncü taraflarla veri paylaşımı yapabilir. Bu durumu aslında kayıt sırasında onayladığınız fakat çoğunlukla gözden kaçırılan sözleşme koşullarıyla kabul etmiş olursunuz.
Yani ücretsiz bir e-posta hizmeti kullanıyorsanız gelen ve giden maillerinizin üçüncü taraflara satılma ihtimali bulunmaktadır.
Öte yandan, firmanıza ait özel bir alan adı ile oluşturulan kurumsal e-posta hesapları tamamen sizin kontrolünüzde olur.
Veri Sızıntılarına Karşı Güvenlik Sağlar
Ücretsiz e-posta adreslerinde phishing (oltalama) saldırılarına maruz kalma riski oldukça yüksektir. Dalgınlıkla açılan bir link, kişisel bilgilerinizin kötü niyetli kişilerin eline geçmesine yol açabilir.
Ancak, şirket maili alma sürecinde özel bir kurumsal e-posta adresi edindiğinizde, bu hesabı hosting sağlayıcınız üzerinden TLS ve SSL gibi güvenlik protokolleriyle koruyabilirsiniz.
Profesyonel Bir İmaj Yaratır
İş ortaklarına gönderdiğiniz e-postaların profesyonel bir görünüm taşıması önemlidir. Kişisel bir e-posta adresi üzerinden iletişim kurmak karşı tarafa profesyonellikten uzak bir izlenim verebilirken, kurumsal e-posta adresiniz güven ve ciddiyet aşılar.
Marka Bilinirliğini Artırır
Kurumsal e-posta adresleri, markanızı tanıtmak için ekonomik bir yoldur. Alıcılar e-posta adresinizde firmanızın adını gördüğünde markanız hakkında ilk izlenimi edinirler. Özellikle info uzantılı mail gibi adreslerle kurulan iletişim firmanız için maliyetsiz bir tanıtım sağlar.
Dönüşüm Oranlarını Yükseltir
Kurumsal e-posta adresleri, mesajlarınızın güvenilirliğini artırarak potansiyel müşterilerin daha olumlu yanıt vermesine katkı sağlar. Örneğin, web sitenizdeki bir form üzerinden müşteri bilgisi topluyorsanız, otomatik yanıtlarda kurumsal e-posta kullanmak karşı tarafta daha olum bir etki bırakır.
Ücretsiz Kurumsal Mail Adresi Alma
Sınırlı bir bütçeyle işletmenize ait bir e-posta adresine sahip olmak istiyorsanız, ücretsiz kurumsal mail adresi sağlayan bazı seçenekler işinize yarayabilir. Aşağıda sizler için kurumsal e-posta adresinizi ücretsiz bir şekilde oluşturabileceğiniz hizmet sağlayıcıları sıraladık.
1. Zoho Mail Lite
Zoho, çeşitli iş yazılımlarını içeren kapsamlı bir hizmet sunar. Zoho hesabınızı oluşturduktan sonra firmanızın adına özelleştirilmiş bir e-posta adresine sahip olabilirsiniz.
Zoho’da tüm yazışmalar ve kişiler senkronize olur, böylece Gmail veya Outlook’a benzer bir kullanıcı deneyimi sağlar.
Ayrıca, mailadiniz@firmaadiniz.com gibi özelleştirilmiş alan adları sunan Zoho, mobil uygulama desteğiyle her an erişim imkanı tanır. E-posta pazarlama özellikleriyle de oldukça işlevsel bir çözüm sunmaktadır.
2. GMX Mail
GMX, sınırsız e-posta depolama kapasitesi ve birçok işlevsellik sunan bir başka ücretsiz kurumsal mail seçeneğidir. Kullanıcılar, 10 adet ücretsiz kurumsal mail adresi kaydı yapabilir.
Spam koruması, sürükle-bırak dosya yükleme ve SMTP, POP3, IMAP4 desteği gibi özelliklerle öne çıkan bir uygulamadır. Özelleştirme ve otomasyon isteyen işletmeler için oldukça kullanışlıdır.
3. ProtonMail
İsviçre merkezli ProtonMail, güçlü şifreleme özellikleriyle öne çıkan açık kaynaklı bir e-posta servisidir. ProtonMail, e-postalarınızı sunuculara ulaşmadan önce şifreleyerek güvenliği üst düzeyde tutar. Diğer ücretsiz kurumsal e-posta sağlayıcılara kıyasla 500 MB gibi geniş bir depolama alanı sunmasıyla tercih edilen bir seçenektir.
4. IONOS
IONOS, düşük maliyetli domain alımıyla birlikte ücretsiz kurumsal e-posta adresi sunan ideal seçeneklerden biridir. İlk yıl için yalnızca 1 dolara bir alan adı satın aldığınızda, 2 GB depolama alanına sahip bir e-posta adresine de sahip olabilirsiniz. Ayrıca, özel alan adı kaydı ile spam ve phishing saldırılarına karşı koruma sağlaması da avantajlarındandır.
IONOS, kullanıcı dostu bir webmail arayüzüne sahiptir ve Gmail, Outlook gibi popüler uygulamalarla kolayca entegre edilebilir. E-posta yönlendirmesi, çoklu imza desteği ve IMAP/POP özellikleriyle küçük işletmeler için oldukça pratik bir çözümdür.
Bu seçeneklerle işletmeniz için ücretsiz bir kurumsal e-posta adresi oluşturabilirsiniz.
Kurumsal E-Posta Seçerken Nelere Dikkat Edilmelidir?
Kurumsal e-posta oluştururken işletmenizin kimliğini doğru bir şekilde yansıtmak için bazı unsurlara dikkat etmek önemlidir. İşte bu süreçte göz önünde bulundurmanız gerekenler:
- Alan adınızın, şirket adınız ya da markanızla doğrudan bağlantılı olmasına özen gösterin.
- Çalışanlar için açılan e-posta adreslerinde ad ve soyadı açıkça kullanmaya çalışın; takma adlar yerine resmi bir yapı tercih edin.
- E-posta adreslerinde sayı kullanımı yerine, daha sade ve anlaşılır bir format oluşturun.
- Departman ya da birimlere özel e-posta adresleri açarken, adreslerin hangi bölüme ait olduğunu net bir şekilde ifade ettiğinden emin olun.
- Unvan veya pozisyon bilgisi yerine doğrudan isim ve soyisim kullanımıyla daha sade bir görünüm elde edebilirsiniz.
Ek olarak şirketinizin genel iletişim ihtiyacını karşılayacak “info@firmaadi.com” veya “destek@markaniz.com” gibi adresler oluşturmak da faydalı olabilir.
Kurumsal E-Posta Örnekleri
Şirketlerin tercih ettiği kurumsal e-posta adresleri şirket içi görev, bölüm ya da çalışanın adına göre şekillenir. İşte yaygın kullanılan kurumsal e-posta örnekleri:
- musterihizmetleri@firmaniz.com
- teknikdestek@firmaniz.com
- satis@firmaniz.com
- bilgi@firmaniz.com
- kariyer@firmaniz.com
Bu tür adresler müşteri ya da iş ortaklarının doğru birim ya da kişiye daha hızlı ulaşmalarını sağlar.
Kurumsal mail adresi üst düzey yöneticilerle yapılan görüşmelerden, şirketin kullandığı platformlara giriş yapmaya kadar birçok alanda gerekebilir.
Ayrıca kurumsal e-postalarınız profesyonel bir dilde olmalıdır. Sonuçta bu adreslerle şirket adına iletişim kuruyor, müşterilerinize güven telkin ediyor ve pazarlama mesajları gönderiyorsunuz.
Dolayısıyla kendi alan adınıza sahip olmak, markanızın dijital alanda tanınırlığını güçlendirirken, çalışanlar ve departmanlar için de düzenli bir iletişim yapısı oluşturur.
Üstelik bütçenize uygun ücretsiz kurumsal mail adresi alma seçenekleriyle hem profesyonellikten ödün vermeden hem de maliyetleri minimumda tutarak işletmenize değer katabilirsiniz.
