POS terminali olarak da bilinen POS cihazları, işletmelerin kredi/banka kartı gibi nakit harici ödeme yöntemleriyle tahsilat yapabilmelerini sağlar. İngilizce açılımı “satış noktası” anlamına gelen bu terim, satıcıların POS makinesi aracılığıyla anlık olarak tahsilat gerçekleştirebilmelerine imkan tanır.
Peki, POS cihazı nedir ve işletmeler için neden önemlidir?
Teknolojinin gelişmesi, nakit taşıma eğiliminin azalması ve online alışverişlerin artmasıyla birlikte ödeme seçenekleri çoğalmaya devam ediyor. Bu sebeple işletmeler, ne kadar çok ödeme alma seçeneği sunarlarsa potansiyel müşterilerini satışa çevirme ihtimalleri de o kadar artıyor.
E-ticarette en çok tercih edilen ödeme yöntemlerini web sitelerinde sunmayan ve ödeme süreçlerini düzenli olarak iyileştirmeyen işletmeler ise rekabette geride kalıyor.
Peki, işletmeniz için POS cihaz türleri arasından en uygunu hangisi? POS cihazı almak için gerekenler neler? POS cihazı nasıl kullanılır?
Tüm sorularınızın cevabını yazıda bulabilir ve en uygun POS çözümlerimizi inceleyebilirsiniz.
İçindekiler
POS Cihazı Nedir?
POS cihazı , işletmelerin kredi ve banka kartı gibi nakit dışı ödeme yöntemleriyle hızlı ve güvenli bir şekilde ödeme alabilmelerini sağlar.
“Satış noktası” anlamına gelen POS(Point of Sale) cihazı, nakit taşıma alışkanlıklarının hızla değişmesi sonucunda neredeyse her işletme için zorunlu hale gelmiş durumda.
POS cihazı; banka ve kredi kartlarıyla yapılan ödemeler başta olmak üzere temassız ödeme (NFC), QR kod gibi çeşitli ödeme yöntemlerini destekler ve müşterilerinizin dilediği gibi ödeme yapabilmesine imkan tanır.
Sahip olduğu teknolojiler itibariyle çeşitli özellikler barındıran POS makineleri, her işletmenin ihtiyacına göre tercih edilmelidir.
Örneğin internet üzerinden kredi/banka kartı ile ödeme almak isteyen bir işletmeyseniz, sanal POS entegrasyonu yapmak sizin için zorunlu bir adımdır. Çünkü online ödeme alabilmek için işletmelerin sanal POS altyapısına sahip olmaları gerekir.
Yine mesela evlere servis yapan bir işletme sahibiyseniz, taşınabilir POS cihazları işiniz için daha uygun olacaktır.
Yakın zamana kadar bu kadar gelişmiş özelliklere ve avantajlara sahip olmayan POS makineleri, zamanla işlevsellik bakımından da önem kazandı. Örneğin ilk POS cihazı, 1879’da James Ritty tarafından icat edilen mekanik bir yazar kasaydı.
Yıllar içinde daha küçük boyutlu fakat daha fonksiyonel yapıya bürünen POS makineleri, işletmelerin ihtiyaçlarına göre şekillendirildi.
Günümüzde işletmeler, hem fiziki alışverişlerde hem de internet üzerinden ödeme almak için çeşitli POS cihazı türlerini kullanıyorlar.
İşiniz için en uygun POS cihazı seçeneğini belirlemek için işletmenizin büyüklüğüne, faaliyet gösterdiği sektöre ve en çok tercih edilen ödeme yöntemine göre POS çeşitleri arasından seçim yapabilirsiniz.
POS Cihazı Nasıl Alınır?
POS cihazı almak için öncelikle ödeme kuruluşlarından birine başvuruda bulunmalısınız.
POS cihazı almak için takip etmeniz gereken adımlar:
- POS cihazı başvurusu için form doldurun.
- POS almak için gerekli belgeleri tamamlayın ve başvuruya ekleyin.
- Başvurunuz onaylanırsa POS kurulumu için ilgili firmadan destek talep edin.
- POS cihazı kurulumu tamamlandıktan sonra ödeme almaya başlayabilirsiniz!
POS cihazı almak için yapmanız gerekenler oldukça basittir. POS türü fark etmeksizin bu tarz yasal süreçlerde genellikle aynı belgeler talep edilir. Sizler de gerekli evrakları tamamladıktan sonra kolayca POS başvurusu yapabilir ve ertesi gün ödeme almaya başlayabilirsiniz.
POS Cihazı Alma Şartları
POS cihazı almak için vergi mükellefi yani bir şirket sahibi olmalısınız. Çünkü mevzuatlar kapsamında satış faturası kesmek ve satışlardan doğan vergi yükümlülüklerini yerine getirmek bir zorunluluktur. Şirket sahibi olmayan satıcılar yasal yükümlülüklerini yerine getirmediği için POS başvurusu için de uygun değildir.
POS Cihazı Başvurusu için Gerekli Belgeler
POS cihazı almak için tıpkı bir banka hesabı açarken sizden istenen bilgiler gibi bazı evrak ve bilgiler talep edilir.
POS cihazı almak için gerekli belgeler:
- Vergi levhası
- Yetkilinin kimlik fotokopisi
- Noter tasdikli imza beyannamesi
- Ticaret sicil gazetesi veya esnaf kaydı
- İmza sirküleri
- Faaliyet belgesi
- Firma adı ve IBAN bilgisini birlikte gösteren ekran görüntüsü
- Başvuru sözleşme onayı
POS cihazı alma şartlarını ve gerekli evrakları karşıladıktan sonra POS cihazı başvurusu yapabilirsiniz.
POS Cihazı Nasıl Kullanılır?
POS cihazı, kredi kartı benzeri nakit dışı yöntemlerle tahsilat yapabilmek için kullanılır. Öncelikle POS cihazının ana ekranından satış uygulamasını başlatırsınız. Sonrasında müşteri, kartını manyetik okuyucuya takar veya temassız ödeme yapar.
Tabi her POS cihazında ödeme alma, gün sonu raporu ve iptal-iade basamakları ufak da olsa değişiklik gösterebilir. Yine de genel hatlarıyla POS makinesi kullanımı aynı olduğu için her işlemi ve nasıl yapıldığını bu rehberde bulabileceksiniz.
POS Cihazı Kullanımı (Resimli Anlatım)
İşletmenizde ödeme almanın en yaygın yolu olan POS cihazı, hem temassız hem de kartlı ödemeleri destekler. Kart okutulduktan sonra işlem neredeyse anında tamamlanır.
POS cihazı kullanımı sırasında aşağıdaki adımları takip ederek ödeme alabilirsiniz:
- İlk olarak POS cihazını çalıştırmak için cihazı açın ve mevcut PIN kodunu girin.
- Müşterinin ödeme yapacağı kredi veya banka kartını alın ve POS cihazına çipli kısmından veya manyetik şerit kısmından yerleştirin.
- Eğer müşteri temassız ödeme yapmak istiyorsa, kartı POS cihazına yakın bir mesafede tutarak ödeme gerçekleştirebilir.
- Müşteriden alınacak toplam tutarı POS cihazına girin.
- Taksitli satış yapılacaksa, taksit sayısı da yine POS cihazı üzerinden belirlenir.
- Tutar doğru bir şekilde girildikten sonra cihaz üzerinde onay tuşuna basın.
Ödeme işlemi onaylandıktan sonra POS cihazı tarafından bir fiş veya makbuz yazdırılır.
Fişin bir nüshası müşteriye verilir, diğer nüshası ise işletme için saklanır.
Fiş yazdırma işlemi sırasında termal rulo kullanıldığına dikkat edin. Zira bu POS cihazlarının fiş yazdırmak için en yaygın kullanılan malzemesidir.
Ek olarak POS cihazı ile ödeme alırken dikkat etmeniz gereken bazı detaylar şu şekildedir:
- Fiş yazdırmak için kullanılan termal rulonun dolu olduğundan emin olun. Rulo bittiğinde cihaz fiş yazdırmaz.
- POS cihazının internet veya telefon hattı bağlantısını kontrol edin. Bağlantı kesildiğinde işlemler gerçekleştirilemez.
- Eğer taşınabilir POS cihazı kullanıyorsanız, cihazın yeterli şarj seviyesine sahip olduğundan emin olun.
İlginizi çekebilir: Tahsilat Makbuzu Nasıl Kesilir
POS Cihazında Gün Sonu İşlemi Nasıl Yapılır?
POS cihazında yapılan tüm işlemlerin raporlanması işlemine “gün sonu raporu” denmektedir. Z raporu olarak da bilinen bu işlem, işletmelerin o gün boyunca yapılan tüm satışlarını topluca kapatmasını sağlar.
Peki, POS cihazında gün sonu alma yani Z raporu işlemi nasıl yapılır?
POS cihazı menüsünden “Gün Sonu” seçeneği seçerek cihazınızın o gün içinde yapılan işlem özetlerine ulaşabilirsiniz. Z raporu oluşturduktan sonra o günün işlemleri bankaya iletilir. İşlemler başarılı bir şekilde tamamlandığında ise gün sonu raporu tıpkı bir fiş gibi cihazdan çıkarılır.
Gün sonu raporu, işletmenizin muhasebe kayıtlarına işlenerek o güne ait POS cihazında kayıtlı tüm işlemler sıfırlanmasını sağlar. Böylelikle Z raporu sonrasında cihaz yeni iş günü için hazır hale gelir ve her günün satışlarına tarih bazında kolayca ulaşabilirsiniz.
POS Cihazından Kartla Ödeme Nasıl Alınır?
POS cihazından kartla ödeme almak son derece kolaydır. Müşteri, ödeme yapacağı kredi veya banka kartını cihazın manyetik okuyucusuna takar ya da temassız ödeme istiyorsa kartını POS cihazına yaklaştırır.
Satıcı satış tutarını girip onayladıktan sonra POS makinesi, işlem bilgilerini güvenli bir şekilde bankaya iletir. Banka onayı geldiğinde ise cihaz otomatik olarak makbuz çıkarır ve ödeme işlemi tamamlanmış olur.
Android POS makineleri; QR ile ödeme, dijital cüzdan ve NFC ile ödeme seçeneği de sunar. Her bir ödeme yöntemi için ödeme alma süreci farklılık gösterebilmektedir.
POS Cihazı İade İşlemi
POS cihazı iade işlemi, işlem referans numarası girdikten sonra kartın tekrar okutulması ile gerçekleştirilir. İade işlemi için POS cihazında öncelikle Z raporu çıkartılmalıdır. Gün sonu alma işleminden sonra ise kart hamiline geri iade sağlanmış olur.
POS iade işlemi, tek seferde veya parça parça tutarlar olarak yapılabilmektedir.
İlginizi çekebilir: İade(Refund) Nedir, Nasıl Yapılır?
POS Makinesi Ürün Barkod Okutma Nasıl Yapılır?
POS cihazları, ürünlerin barkodlarını okuyarak fiyatları otomatik olarak sisteme aktarabilir. Genellikle yazar kasa POS cihazlarında bulunan bu özellik, satış işlemlerinin hızlı ve hatasız yapılmasını sağlayan önemli bir avantajdır. Peki, POS barkod okuyucu özelliği nedir ve nasıl kullanılır?
Eğer POS cihazınız bu özelliği destekliyorsa ürünler barkod okuyucu ile tarandığında, POS cihazı ürünü tanır ve fiyatı ekrana yansıtır. Bu özellik, çok sayıda ürün satan mağazalar için zamandan tasarruf etme ve insan hatalarını ortadan kaldırmaya yardımcı olur.
POS cihazıyla entegre çalışan barkod okuyucular, stok takibini de otomatik hale getirerek işletmelerin envanter kontrolünü kolaylaştırmaktadır.
Ödeme Onayı Alma
POS cihazı, bir ödeme işlemi başlatıldığında kart bilgilerini bankaya ileterek onay alır. Bu süreç, birkaç saniye içinde tamamlanır ve ekranda “İşlem Onaylandı” yazan bir onay mesajı çıkar. Ödeme onay mesajı geldiğinde POS cihazı otomatik olarak makbuz yazdırır. Makbuz yazdırıldığında ödeme işlemi başarılı şekilde gerçekleşir.
Onaylanmayan işlemler için ise “İşlem Reddedildi” şeklinde bir mesaj görünür ve müşteriden alternatif bir ödeme yöntemi talep edilir.
İlginizi çekebilir: Sık Karşılaşılan POS hata kodları ve çözümleri
POS Cihazında Makbuz Nasıl Oluşturulur?
POS cihazında makbuz oluşturmak için öncelikle ödemenin başarılı şekilde gerçekleşmiş olması gerekir. Gelin, POS makinesi makbuz oluşturma sürecini adım adım inceleyelim.
Ödeme işlemi tamamlandığında POS cihazı, müşteri ve işletme için bir makbuz üretir. Bu makbuz, hem işlem bilgilerini hem de ödeme detaylarını içermektedir.
Örneğin benzinliklerde bu duruma sıkça rastlayabilirsiniz. Size verilen makbuzdan biri sizin, diğeri ise personelin yani iş yerinindir.
Makbuzda genellikle işlem tutarı, kartın son dört hanesi, tarih ve saat gibi bilgiler yer alır. Müşteriye verilen makbuz, müşteri hakları için işlem kanıtı niteliğindedir.
Diğer makbuz ise işletmenin işlem raporlarını tutmak ve mutabakat süreçlerinde muhasebe takibi yapmak açısından önemlidir.
Stok Güncelleme
POS cihazları, stok yönetim yazılımlarıyla entegre çalışarak satılan ürünleri anında stoktan düşebilir. Her POS cihazında olmayan ve genellikle yazar kasa POS cihazlarında bulunan bu özellik, envanter yönetimi bakımından müthiş bir kolaylık sağlar.
Peki, POS cihazında stok nasıl güncellenir?
Ürün barkodu POS cihazına okutulduğunda, sistem satış işlemini tamamlar ve stok otomatik olarak güncellenir. Bu sayede, işletme sahipleri eksik ürünleri hızlıca tespit ederek stok yenileme işlemlerini daha etkin bir şekilde yönetebilir. Özellikle çok fazla ürünü olan firmalar için büyük bir avantajdır.
Raporlama ve Veri Analizi
POS cihazları, günlük satış raporlarını ve işlem verilerini toplar. Bu raporlar, işletme sahiplerinin satış performansını analiz etmeleri için de önemlidir.
Örneğin; hangi ürünlerin daha çok satıldığı, hangi saatlerde daha fazla işlem yapıldığı gibi bilgilere ulaşarak anlamlı çıkarımlar yapabilirsiniz. Stratejik kararlar alma konusunda yardımcı olan bu özellik, detaylı raporlama ve veri analizi yaparak satış performansını artırmanızı sağlayabilir.
POS rapor, stok takibi, envanter yönetimi gibi kapsamlı özellikler her POS makinesinde sunulmamaktadır. Vepara POS cihazı, POS raporu çıkarmanıza ve diğer birçok işlevsel özelliği kullanabilmenize imkan tanır.
Vepara Fiziki POS ile hiçbir müşteriyi kaçırmayın!
Detaylı raporlama, android altyapısı, gelişmiş özellikler ve çeşitli ödeme seçenekleri ile satışlarınızı artırmak çok kolay.
POS Cihazı Seçerken Dikkat Edilmesi Gerekenler
İşletmelerin POS cihazı seçerken dikkat etmesi gerekenler:
- İşletmenizin sabit veya taşınabilir POS cihazları arasından hangisine uygun olduğunu tespit edin.
- Kredi kartı, temassız ödeme ve QR kod gibi farklı ödeme yöntemlerini destekleyen cihazlar tercih edin.
- POS komisyon oranları ve kiralama ücretlerini karşılaştırarak maliyetleri optimize edin.
- 7/24 müşteri desteği sunan güvenilir POS firmaları ile çalışın.
- Tüm bankalarla entegre POS cihazları arasından tercih yapın.
- POS sağlayıcı firmanın, kurulum ve kullanım konusunda destek olup olmadığına dikkat edin.
- Müşteri memnuniyeti için hızlı işlem gerçekleştiren POS makinesi alın.
- PCI DSS gibi güvenlik standartlarına uyumlu cihazlar seçerek dolandırıcılığa karşı korunun.
İşletmeniz için en iyi POS cihazı hangisi diye araştırırken işletmenizin ihtiyaçlarını, hacmini ve müşteri kitlesini iyice analiz etmelisiniz.
Her işletmenin büyüklüğü ve faaliyet gösterdiği sektöre göre çeşitli altyapılara sahip olması ve ödeme süreçlerini sorunsuz şekilde yürütebilmesi oldukça önemlidir.
POS Cihazı Ne İşe Yarar?
POS cihazları; işletmelerin tahsilat süreçlerini çok daha hızlı ve kolay hale getirir. Müşterileriniz POS makinesi sayesinde kredi kartı, banka kartı, NFC ile telefondan temassız ödeme ve QR ile ödeme gibi nakit dışı ödeme yöntemleriyle alışverişlerini tamamlayabilirler.
Ayrıca POS cihazları gün sonu raporları gibi işlevsel özellikler de sunarak stok yönetimine yardımcı olmaktadır.
Günlük satış hacmi, envanter durumu ve iptal-iade gibi diğer işlemler POS makinesi üzerinden kolayca takip edilebilir.
POS makineleri; Taksitli ödeme, fiş kesme, NFC ile temassız ödeme ve çoklu banka entegrasyonu gibi işlevleri desteklediği için müşterilere çok daha esnek ödeme seçenekleri sunmanızı sağlar.
Tüm bunlara ek olarak iptal ve iade süreçlerini de daha kolay ve hızlı hale getirmektedir. Müşteriler satın aldığı ürünleri iade etmek istediğinde, POS cihazı iade edilen tutarı otomatik olarak müşteri hesabına geri yatırır.
Sonuç olarak POS cihazları; işletmelerin ödeme süreçlerini hızlandırırken iade, iptal, raporlama ve stok takibi gibi operasyonel ihtiyaçları karşılamaya imkan tanıyan tahsilat araçlarıdır.
POS Cihazı Avantajları
POS cihazları, hem tahsilat hem de işletmenin operasyonel verimliliğini artıran en önemli araçlardan biridir.
Sonuçta artık insanlar yanında nakit taşımıyor ve temassız ödeme yerine şifre ile ödeme yapmayı bile vakit kaybı olarak görüyorlar. Durum böyleyken, işletmelerin ödeme süreçlerini en hızlı ve sorunsuz şekilde yönetebilmesi müşteri deneyimini büyük ölçüde artırmaya yardımcı olmaktadır.
İşletmeler için POS cihazı avantajları:
- POS cihazları; nakit işlemlerin aksine çok daha güvenli bir ödeme altyapısına sahiptir.
- Ödeme işlemleri çok daha hızlıdır, bu sayede müşterilerinizin sıra beklemesine gerek kalmaz.
- Nakit taşıma ihtiyacını ortadan kaldırır.
- Müşteriler kartla ödeme imkanı da olduğu için daha fazla seçeneğe sahiptir.
- Muhasebeleştirme süreçleri çok daha kolaydır.
Özetle; POS cihazı işletmeler için yalnızca bir tahsilat aracı değil, aynı zamanda müşteri memnuniyeti ve operasyonel verimlilik açısından hayati bir gerekliliktir.
Şahıs Şirketi POS Cihazı Alabilir Mi?
Evet, şahıs şirketleri vergi levhasına sahip oldukları sürece POS cihazı alabilir. Şirket türünüz, POS cihazı almanıza bir engel teşkil etmez.
Vergi Levhası Olmadan POS Cihazı Alınabilir Mi?
Hayır, vergi levhası olmadan POS cihazı başvurunuz kabul edilmez. POS cihazı almak için işletmelerin vergi mükellefi olması yani fatura kesebilmesi zorunludur. Bu nedenle vergi levhası olmayan satıcılar POS cihazı alamazlar.
POS Cihazı Ücretleri Ne Kadar?
POS cihazları için aylık kiralama ya da satın alma seçeneği mevcuttur. POS cihazı fiyatları, POS sağlayıcı firmaya ve cihaz türüne göre değişiklik gösterebilir.
