Her işin temelinde düzen ve güven vardır. Ticarette ise bu durum tamamen belgelerle sağlanır. Yaptığınız her satış veya tahsilat, resmi bir kayıt gerektirir. Ticarette ise bu kaydı tahsilat makbuzu keserek sağlıyoruz.

Çünkü satış sonrası yapılan ödemenin belgelendirilmediği bir ticaret, ileride birçok sorunu beraberinde getirebilir. Resmi bir makbuz olmadan müşteriyle yaşanacak anlaşmazlıklarda haklılığınızı kanıtlamak zorlaşabilir.

Bu gibi durumların önüne geçebilmeniz adına sizlerle tahsilat makbuzu nedir ve tahsilat makbuzu nasıl düzenlenir detaylıca ele alacağız.

Tahsilat Makbuzu Nedir?

tahsilat makbuzu nedir ve nasıl kesilir

Tahsilat makbuzu, ticarette işler yolunda gitsin diye elinizin altında bulundurmanız gereken temel belgelerden biridir. Müşterinize bir ürün veya hizmet sattığınızda ve ödeme aldığınızda, bu işlemi resmi bir şekilde belgelendirmek gerekir.

İster ödemenin tamamı yapılmış olsun, ister bir kısmı; her iki durumda da tahsilat makbuzu keserek işinizi güvenceye alırsınız.

Kredi kartı, havale, çek ya da nakit… Ödeme yöntemi ne olursa olsun tahsilat makbuzu ile bu ödemeyi kayda geçirirsiniz.

Tahsilat makbuzu olası bir uyuşmazlıkta ödemenin yapıldığına dair resmi bir belge olarak elinizde durur ve sizi zor durumda kalmaktan korur.

Burada bir de tediye makbuzunu netleştirelim. Tahsilat makbuzundan farklı olarak tediye makbuzu ödemenin yapıldığı tarafça değil, ödeme yapan kişi veya firma tarafından hazırlanır. Yani bu belge de bir ödeme belgesidir ama düzenleyeni farklıdır.

Dolayısıyla tahsilat makbuzu ve tediye makbuzu arasındaki temel fark, tediye makbuzunu parayı ödeyen taraf düzenlerken, tahsilat makbuzunu parayı alan taraf düzenler.

İlginizi çekebilir: Senet Nasıl Doldurulur

Tahsilat Makbuzu ile Fatura Arasındaki Fark Nedir?

Tahsilat makbuzunun karıştırıldığı bir diğer belge ise fatura. Tahsilat makbuzu, yapılan tahsilatı belgelendirmek için kullanılır ve fatura yerine geçmez.

Fatura, müşterinin satın aldığı ürün veya hizmetin ayrıntılarını ve bedelini gösteren resmi bir belgedir. İşin içinde fiyat, miktar ve KDV gibi bilgiler net bir şekilde yer alır.

Makbuz ise fatura sonrası ödemenin yapıldığını belgeleyen bir kayıttır. Yani faturayı kestikten ve müşteriniz ödemeyi yaptıktan sonra bu ödemenin gerçekleştiğini göstermek için makbuz düzenlersiniz.

Faturanın üzerinde Maliye Bakanlığının mührü bulunması zorunluyken makbuzda ise böyle bir gereklilik yoktur. Çünkü makbuz ödemenin kanıtı niteliğindedir, satışın değil.

Tahsilat Makbuzu Nasıl Doldurulur?

Tahsilat makbuzu, ödeme alındığını resmi olarak belgeleyen bir evraktır ve aynı gün içinde düzenlenmesi gerekir. Şirket kaşesi basılmış bu belge, iki nüsha hazırlanarak bir nüshası alıcıda diğeri ise satıcıda kalacak şekilde düzenlenir.

Üzerinde firmanızın logosu, adres bilgisi ve makbuzun seri numarası mutlaka bulunmalıdır. Belgedeki “ödemenin yapıldığı tarih” kısmına hizmetin alındığı ve ödemenin gerçekleştirildiği gün yazılmalıdır.

Aksi takdirde belgenin hukuki bir dayanağı kalmayabilir ve geçersiz sayılabilir.

Tahsilat makbuzu üzerinde doldurulması gereken alanlar şu şekildedir:

  • Düzenleyen kişinin adı, soyadı ve unvanı
  • Düzenleyen tarafın adresi ve telefon numarası
  • Makbuzun düzenlendiği tarih
  • Ödeme tutarı (hem yazıyla hem de rakamla)
  • Ödemenin amacı (hangi ürün veya hizmet için yapıldığı)
  • Ödeme çekle yapılmışsa çek numarası ve çekin ait olduğu banka
  • Her iki tarafın imzası (ödeme yapan ve makbuzu düzenleyen)
  • Makbuzun şirket kaşesiyle onaylanması

Ödemeyi yapan taraf adını ve soyadını yazıp imzasını attığında makbuz resmileşmiş olur. Orijinal makbuz müşteriye verilmeli ve her iki taraf da belgeyi güvence altına almak için birer nüsha saklamalıdır.

Tahsilat Makbuzu Örneği

Aşağıdaki tahsilat makbuzu örneği, belgenin doğru ve eksiksiz bir şekilde nasıl doldurulması gerektiğini göstermektedir. Önemli bilgilerin nerede yer alması gerektiği, imza ve kaşe alanları gibi detayları bu örnekte net bir şekilde görebilirsiniz.

Ticari işlemlerinizde her adımın kayıt altında olması ve olası sorunları önceden önlemek adına bu örnek üzerinden kendi tahsilat makbuzlarınızı kolayca düzenleyebilirsiniz.

Tahsilat Makbuzu Örneği

Sizler için oluşturduğumuz örnek tahsilat makbuzunu kullanabilirsiniz.

Tahsilat Makbuzu Örneği Word Dosyasını İndir

Tahsilat Makbuzu Nasıl Kesilir?

Tahsilat makbuzu, ödeme alındığı gün düzenlenmeli ve iki nüsha olarak hazırlanmalıdır. Makbuzun üzerinde firma logosu, adresi ve seri numarası mutlaka bulunmalıdır. Şirket kaşesi vurulduktan sonra bir nüsha sizde kalırken diğer nüsha müşteriye verilmelidir.

Makbuzun geç düzenlenmesi, ayın vergi hesaplamalarında hatalara yol açabilir ve yanlış beyan riskini doğurabilir.

Ay sonunda kesilmesi gereken bir makbuzun yeni aya sarkması, vergi bildirimlerinizde aksaklıklara neden olabilir.

Kayıt dışı işlemleri önlemek için tahsilat makbuzları için bir ödeme limiti belirlenmiştir. Bu limiti aşan ödemeler yalnızca PTT, banka veya finansal kuruluşlar üzerinden yapılmalıdır.

İlginizi çekebilir: Gider Pusulası Nedir

Tahsilat Makbuzu Kaç Liraya Kadar Kesilebilir? (2024)

2024 yılı itibarıyla tahsilat makbuzları için belirlenen sınır 7.000 TL’dir. Bu tutarı aşan her ödeme, Maliye Bakanlığı’nın kayıt dışı işlemleri önlemek amacıyla koyduğu kurallara göre banka, PTT veya diğer finansal kuruluşlar aracılığıyla yapılmalıdır.

Birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, serbest meslek erbabı, basit usulde kazanç elde edenler, defter tutmak zorunda olan çiftçiler ve vergiden muaf esnaflar da dahil olmak üzere bu düzenlemeye herkes uymak zorundadır.

Öyleyse, limitin altındayken parça parça ödeme yaparak bu sınır aşılabilir mi? Maalesef hayır.

Aynı gün içerisinde aynı kişi veya kurumla yapılan tüm işlemlerin toplamı 7.000 TL’yi geçmemelidir. Geçtiği taktirde her bir işlem tek başına limitin altında bile olsa toplam tutarın 7.000 TL’yi aştığı noktadan itibaren, tüm tahsilat ve ödemelerin finansal kurumlar aracılığıyla yapılması gerekir.

Bu kurallara uyulmaması halinde, tahsil edilen veya ödenen tutarın yüzde 5’i kadar özel usulsüzlük cezası uygulanabilir. Ayrıca ödeme şekli ne olursa olsun ilgili belgelerin (fatura, serbest meslek makbuzu, gider pusulası vb.) düzenlenmesi zorunluluğu devam eder.

Tahsilat Makbuzu Nerelerde Kullanılır?

Tahsilat makbuzu, aynı nakit ödeme alımlarında olduğu gibi çek, havale, EFT gibi dijital ya da banka işlemlerinde de düzenlenebilir. Kredi kartı veya banka kartı ile yapılan ödemelerde de bu belge kesilebilir.

Her farklı ödeme yöntemi için alınan belgeler değişse de, hepsi özünde tahsilatın gerçekleştiğini gösterir. Böylece ticari işlemlerinizdeki her bir ödeme düzenli şekilde kayıt altına alınmış olur.

İlginizi çekebilir: Bekleyen Provizyon Nedir

Tahsilat Makbuzuna Gerek Olmayan Durumlar Hangileridir?

Bazı ödeme işlemleri zaten başka belgelerle resmileştirildiği için tahsilat makbuzu düzenlemenize gerek kalmaz. Örneğin yazar kasadan satış fişi düzenlediyseniz, bu zaten ödemenin kayıt altına alındığını gösterir ve ayrıca bir tahsilat makbuzu kesmenize gerek yoktur.

Burada önemli olan fişin bir satış fişi olmasıdır.

Benzer şekilde kredi kartı veya banka kartıyla yapılan ödemelerde aldığınız POS slibi de işlemin kanıtı olarak yeterlidir.

Kartla yapılan bu ödemeler için ekstra bir makbuz düzenlemenize gerek kalmaz.

Aynı şekilde banka üzerinden yapılan havale veya EFT ödemelerinde de bankadan alınan dekont, ödemenin gerçekleştiğini belgeleyen bir kanıttır ve tahsilat makbuzuna ihtiyaç kalmaz.

Bu gibi durumlarda zaten resmi bir belge mevcut olduğu için tahsilat makbuzu düzenlemek gereksizdir.